ホーム > プライバシーポリシー

個人情報保護に関する基本方針

北海道情報大学同窓会(以下、「本会」という)は、本会業務の運営を行なうに当り、「個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)」等を遵守すると共に、以下本会の個人情報保護に関する基本方針を掲げ、本会活動・本会運営に際し適正かつ慎重に取扱ってまいります。

また、本会会則第23条及び東京支部会則第22条(秘密厳守)において、「会員は、本会で知り得た個人情報及び本会運営に支障を来たす情報等を営業、営利目的に使用してはならない。また、本人の同意を得ず第三者への提供をしてはならない」と規定しています。

1.同窓会としての個人情報取扱義務

本会は、個人情報保護に関する法律及び、関連法令を遵守し、個人情報の取扱について義務をおいます。個人情報の取得については、適法かつ公正な手段で情報を取得し、慎重に取扱います。

  1. 本会は個人情報の利用目的を明確にし、公表しなければならない。
  2. 本会会員の同意なしに、利用目的以外の目的で個人情報を取扱ってはならない。
  3. 本会会則第23条及び東京支部会則第22条を遵守する。

2.個人情報の利用目的

本会は、本会会則第3条及び東京支部会則第3条(事業)に基づき、本会の活動・運営に関することにのみ利用することを目的といたします。
また、本会会則第24条及び東京支部会則第23条(個人情報の取扱い)では、その利用目的を規定しております。

  1. 本会は、本会会則第24条及び東京支部会則第23条の利用目的を遵守します。
  2. 本会会則第24条及び東京支部会則第23条に定めた事項以外の利用については、本会会則第24条2項及び東京支部会則第23条3項において「本会は、前項に定めた事項以外に利用する場合は、会員の同意を得ることとする」と定めています。

3.個人情報の管理

本会は、個人情報保護管理責任者(以下、「管理責任者」という)を本会会長とし、情報の漏洩、改ざん、消失、破壊、誤用を防止するため、セキュリティー対策を強化し、その徹底を図ります。

  1. 本会は、個人情報の漏洩、改ざん等を防止するために、不正アクセス、コンピューターウィルス等に対する情報セキュリティー対策を講じます。
  2. 本会の事業目的以外、本会会員の同意を得た場合を除き、本会会員の個人情報を第三者に提供、開示することはありません。
  3. 本会の事業目的遂行の為、第三者へ委託する場合は、当該委託先について厳正な調査を実施し、機密保護契約を締結し行うものとします。
  4. 本会は、「2. 個人情報の利用目的」に記載以外の目的で利用する場合は、当該本人の同意を得るものといたします。

4.個人情報の開示・訂正・削除及び、公開停止

本会会員は、自己に関する個人情報について、管理責任者に対し開示請求をすることができます。その際、申請者の本人確認を厳密に行います。但し、本会運営上、あらかじめ本人同意における基本情報(会員の氏名・住所・電話番号・学籍番号)の削除はできません。

本会では、会員本人が未成年または、成年被後見人の場合は、その法定代理人(親権者、成年後見人等)の同意をもって本人同意とさせて頂く場合があります。

  1. 管理責任者は、本会会員から本人の個人情報の開示を求められた場合は、速やかに当該個人情報を開示いたします。
  2. 管理責任者は、本会会員本人、または本人が認めた代理人(法定代理人・任意代理人)の申し出により、本会が保有する個人情報を開示・通知することができます。
    但し、下記のいずれかに該当する場合は、会員に関する情報を開示・通知することはできません。この際、管理責任者は、当該本人または、代理人にその理由を文書または、電子メール等にて通知いたします。
    1. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利・利益を害する恐れがある場合。
    2. 本会業務の適正な執行に著しい支障を及ぼす恐れがある場合。
    3. 個人情報開示申込人が本会調査の結果、本会会員もしくは、代理人であると確認ができなかった場合。
    4. 本会が保有する個人情報に関して法令等に違反する恐れのある場合。
  3. 管理責任者は、登録されている個人情報の内容が事実と相違し、訂正・追加・利用停止・第三者への提供停止・削除、及び公開停止等を求められた場合、必要な調査を行い、法令に従い対応いたします。
    1. 本会会員は、本会が保有している本人の個人情報相違、取扱不備があった場合は、管理責任者に対し、訂正または、削除を求めることができます。
    2. 本会会員は、本会が保有している本人の個人情報が不適正な目的で利用、または、提供された場合は、管理責任者に対し、公開の停止を求めることができます。

5.例外的事項の発生

本会では、本会基本方針に記載のない本会会員の個人情報に関する事項が発生した場合、管理責任者が召集する本会役員会において協議・検討を重ね、適切に対応するものといたします。

6.問合せ先

本会の個人情報保護に関する問合せは、本会事務局といたします。

北海道情報大学同窓会事務局(北海道情報大学内)
〒069-8585
北海道江別市西野幌59番2
電話・Fax 011-385-5233
E-mail dosokai@do-johodai.ac.jp

附則

1.本基本方針は、平成17年4月1日から施行する。
2.本基本方針は、平成18年7月1日から施行する。